Cada vez más empresas optan por soluciones de firma digital para la creación de contratos con clientes y proveedores. Sin embargo, el proceso no termina cuando todas las partes firman el acuerdo. Para lograr una ventaja competitiva, es esencial utilizar estrategias y herramientas que agilicen y aseguren todo el proceso, desde la creación, negociación y aprobación de los acuerdos, hasta la gestión documental.
En este contexto, destaca la inclusión de un software para la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) . Según una encuesta de Docusign, realizada a más de 1,300 profesionales de contratación en todo el mundo, el 87% de las organizaciones utilizan una solución CLM, reportando altos niveles de eficiencia al generar contratos. Más allá de automatizar los acuerdos, Docusign CLM permite la personalización y elaboración de informes detallados. Además, los acuerdos dejan de ser simples documentos almacenados digitalmente para convertirse en información relevante. Estos datos permiten monitorear el ciclo de vida de los acuerdos y automatizar una serie de actividades comunes. Por ejemplo, la herramienta de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) acelera los flujos de trabajo en el proceso contractual, al disponer previamente de información para la redacción adecuada de los acuerdos. La eficiencia y rapidez en las tareas generales de la elaboración de un contrato se traducen en más ganancias, al ejecutar el acuerdo lo antes posible.
Además, el CLM ayuda a combatir la fuga de valor de los contratos en los procesos previos y posteriores a la firma. También mejora la disponibilidad de la información creando un repositorio centralizado en el que se pueden realizar búsquedas fácilmente. La disponibilidad de los datos permite encaminar la automatización hacia el establecimiento de objetivos. Por ejemplo, se puede buscar mejorar el índice de satisfacción del cliente, detectar bloqueos en el proceso de elaboración de contratos, acelerar el ciclo de los acuerdos y revisar los gastos legales. Otra función valiosa es la predefinición de los flujos de trabajo, habilitando un proceso estándar que mejora la visibilidad global y automatiza el control, incluso cuando hay varias versiones. Una ventaja adicional de Docusign CLM es la posibilidad de vincular las distintas áreas involucradas en el trabajo contractual, como ventas, legal, compras y TI, entre otras, en diversas industrias del sector económico. También conecta todas las herramientas y sistemas utilizados para los acuerdos, lo que permite la recopilación de datos y genera una base para identificar tendencias, descubrir oportunidades y responder a retos empresariales.
La herramienta CLM eleva el nivel de automatización de contratos gracias a la gestión de las acciones derivadas de la ejecución del acuerdo, incluyendo recordatorios y vencimientos. Esto tiene un impacto crucial en el cumplimiento y, sobre todo, en las renovaciones. Finalmente, la solución también es eficiente para atender temas de cumplimiento al redactar los contratos, ya que su proceso optimizado garantiza que cada documento llegue fácilmente a todas las personas responsables. Asimismo, asegura que se emplee el lenguaje y los términos apropiados gracias a la biblioteca de cláusulas, que se puede configurar para utilizar solo términos y condiciones aprobados previamente por la empresa. Ahora más que nunca, la administración del ciclo de vida de los contratos se posiciona como una necesidad estratégica para agilizar la gestión de acuerdos. Docusign CLM ofrece una solución integral que no solo automatiza el proceso contractual, sino que también permite personalizar y elaborar informes detallados, vincular áreas clave de la empresa y mejorar la eficiencia y cumplimiento, convirtiendo los acuerdos en información valiosa para la toma de decisiones.
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